Invitation ou convocation à l'assemblée générale d'une association : modèle et règles

Dans une Maison des Lycéens, l'assemblée générale est le moment où les adhérents approuvent les comptes, votent le budget et élisent le bureau. Service-Public range parmi ses missions les grandes orientations de l'association, la validation des rapports moral et financier, l'approbation des comptes et du budget prévisionnel, et l'élection des dirigeants. Rien de tout cela ne se décide à la sauvette : chaque adhérent doit avoir su, à l'avance, qu'on allait en parler.

C'est tout le rôle de la convocation : personne ne pourra dire qu'il n'était pas au courant, ni qu'un vote a été ajouté au dernier moment.

En pratique, la convocation se prépare à plusieurs. Le président arrête la date et l'ordre du jour avec le bureau. Le secrétaire rédige le texte et tient la liste des destinataires. Le trésorier fournit les comptes et le projet de budget à joindre. Le professeur référent ou le CPE réserve la salle et vérifie la date.

Quand le bureau n'existe plus

Il arrive qu'une MDL n'ait plus de président : les élus de l'an dernier ont quitté le lycée sans passation, et personne n'a qualité pour signer. La réponse est encore dans les statuts, qui prévoient parfois qu'une part des membres peut demander la réunion de l'assemblée. Le chemin complet est décrit dans reprendre une association en sommeil.

Tout part donc de la définition du membre dans les statuts. Le plus souvent, dans une Maison des Lycéens, est membre l'élève qui a adhéré pour l'année, avec ou sans cotisation selon ce que les statuts prévoient. Les statuts précisent aussi qui vote : parfois tous les adhérents, parfois seulement ceux qui sont à jour de leur cotisation à la date de l'assemblée.

Une liste d'adhérents à jour

Sans liste d'adhérents, impossible de convoquer tout le monde, et impossible de prouver ensuite que le quorum était atteint. La liste se tient au fil de l'année, à chaque adhésion : nom, prénom, classe, date d'adhésion, adresse e-mail. Le jour de l'assemblée, elle devient la feuille d'émargement. Le détail du calcul est dans le quorum de l'assemblée générale.

Le professeur référent, le CPE ou le chef d'établissement assistent souvent à l'assemblée. Leur place dépend des statuts : membres de droit ou invités. Dans le doute, invitez-les par un message séparé.

• L'identité de l'association : son nom, son statut d'association loi 1901 et l'adresse de son siège, le plus souvent celle du lycée.
• La nature de l'assemblée : ordinaire, ou extraordinaire si les statuts font la différence.
• La date, l'heure de début et le lieu précis : le numéro de la salle, pas seulement « au lycée ».
• L'ordre du jour, point par point, numéroté.
• Les conditions de vote : qui vote, et comment se faire représenter si les statuts admettent les pouvoirs.
• La date de la convocation, le nom et la qualité de la personne qui la signe.

L'ordre du jour, le cœur de la convocation

Service-Public résume les règles posées par les tribunaux. Le libellé de chaque point doit être précis, pour que les membres puissent préparer les débats. Un point ne peut pas être à la fois positif et négatif, du type « maintien ou non du président », car le résultat du vote serait impossible à interpréter. La rubrique « questions diverses » est admise, mais seulement pour des points mineurs, sans incidence sur le fonctionnement de l'association.

La conséquence est directe : l'assemblée délibère sur tous les points inscrits, et uniquement sur eux. Une décision prise sur un point absent de l'ordre du jour peut être contestée en justice et annulée. Si l'élection du bureau ne figure pas dans la convocation, l'assemblée ne peut pas élire le bureau ce jour-là. Pour bien rédiger chaque ligne : l'ordre du jour d'une assemblée générale.

Les documents à joindre

Les statuts disent s'il faut joindre des documents à la convocation. Même quand rien n'y oblige, les joindre change l'assemblée : des adhérents qui ont lu les comptes posent de vraies questions, et le vote va plus vite.

• Le rapport financier de l'année écoulée, sur une page.
• Le projet de budget prévisionnel de l'année qui commence.
• La liste des candidats au bureau, quand l'assemblée élit.
• Un pouvoir vierge, si les statuts permettent de se faire représenter.

Un modèle de convocation à adapter

Certains statuts écrivent un délai précis, par exemple quinze jours avant la réunion. Ce délai se compte jusqu'à la date de l'assemblée, et il vaut pour tous : une convocation envoyée à temps au bureau mais trop tard aux adhérents ne respecte pas les statuts.

Quand les statuts sont muets, deux semaines sont un bon repère dans un lycée : assez pour que l'information circule dans toutes les classes, assez court pour que personne n'oublie. Évitez les semaines de conseils de classe et de bac blanc.

• Un e-mail à chaque adhérent, avec la convocation en pièce jointe : c'est la trace datée.
• Une affiche dans le hall et au CDI, avec la date, l'heure et la salle.
• Un rappel la veille, sur le groupe des adhérents ou par l'ENT du lycée si l'établissement l'accepte.

Un message noyé dans le groupe de discussion de la MDL n'est pas une convocation : il ne touche que ceux qui y sont déjà. L'e-mail individuel reste la base ; l'affichage et le passage dans les classes font venir du monde.

Un modèle de mail de convocation

Garder la preuve de l'envoi

Une convocation dont on ne peut pas prouver l'envoi ne protège rien. Gardez l'e-mail envoyé, avec la liste des destinataires et la date, et photographiez l'affiche le jour où elle est posée. Rangez le tout avec le procès-verbal.

1. 1.

   Oublier l'élection dans l'ordre du jour

   C'est l'erreur la plus coûteuse. L'assemblée ne peut voter que sur les points inscrits : sans la ligne « élection du bureau », il faut reconvoquer.

2. 2.

   Écrire des points trop vagues

   « Projets » ou « finances » ne disent rien. Écrivez ce qui sera décidé : « vote du budget prévisionnel de l'année », « approbation des comptes ».

3. 3.

   Ne prévenir que le bureau et ses proches

   Tous les membres qui votent doivent être convoqués. Une assemblée dont seuls les proches du bureau connaissaient la date est la première qu'un adhérent conteste.

4. 4.

   Envoyer trop tard

   Une convocation plus courte que le délai fixé par les statuts donne un motif de contestation.

5. 5.

   Ne garder aucune trace de l'envoi

   Conservez l'e-mail envoyé, avec sa date : c'est la seule trace en cas de doute.

6. 6.

   Choisir une date impossible

   Une assemblée pendant les conseils de classe ou un bac blanc n'atteint pas le quorum. Vérifiez le calendrier du lycée avec le CPE avant d'envoyer.

Le président de séance suit l'ordre du jour tel qu'il a été envoyé. Service-Public le rappelle : il ne peut pas écarter une question prévue, et il ne lève la séance qu'une fois l'ordre du jour épuisé. Chaque point donne lieu à un vote, dont le résultat est noté.

Après l'assemblée, le secrétaire rédige le procès-verbal, auquel il joint la convocation et la feuille d'émargement. Si l'assemblée a élu un nouveau bureau, le changement de dirigeants se déclare dans les trois mois. Les démarches auprès du greffe sont dans le procès-verbal.