Le budget prévisionnel d'une association lycéenne : modèle pour la MDL

Un exemple chiffré, ligne par ligne

1. 1.

   Lister les projets

   Ceux que le bureau veut mener, avec leur date et la personne qui s'en charge. Un projet sans responsable ne se chiffre pas.

2. 2.

   Chiffrer chaque projet

   Dépenses et recettes, à partir de vrais devis et des repères des projets déjà menés. Deux devis valent mieux qu'un ; un prix cité de mémoire ne vaut rien.

3. 3.

   Compter les recettes basses

   Si la salle du bal accueille 250 élèves, comptez-en 150. Un budget tient quand la recette prudente suffit à payer la dépense certaine.

4. 4.

   Ajouter les frais fixes

   Assurance, frais du compte, matériel commun : ils ne dépendent d'aucun projet et reviennent chaque année.

5. 5.

   Équilibrer

   Les projets qui rapportent couvrent ceux qui ne rapportent rien, avec une réserve. Si le total ne tient pas, on retire ou on réduit un projet avant le vote, pas en mars.

6. 6.

   Faire voter

   En assemblée générale, comme point précis de l'ordre du jour : l'assemblée ne délibère que sur les points inscrits dans la convocation.

Les repères chiffrés de chaque projet : le tableau des projets de MDL. Le point à inscrire et le document à joindre : la convocation à l'assemblée générale.

Service-Public décrit le partage habituel dans une association : le conseil d'administration, quand il existe, prépare le budget et suit son exécution ; le bureau prépare les documents financiers ; l'assemblée générale approuve. Dans une MDL sans conseil d'administration, le bureau tient les deux premiers rôles : le trésorier assemble les chiffres, et chaque chef de projet répond de sa ligne.

Un trésorier lycéen est le plus souvent mineur. Les règles de son mandat, avant et après 16 ans, sont dans le trésorier de la MDL. Pour le budget, un regard adulte aide : le professeur référent ou l'adjoint gestionnaire du lycée peuvent relire le tableau avant le vote.

Le suivi n'a pas besoin d'un logiciel de comptabilité. Pour une petite association, associations.gouv.fr décrit une comptabilité simple : l'enregistrement des dépenses et des recettes dans l'ordre où elles arrivent, sur un cahier, sans ratures ni surcharges. Un tableur fait le même travail, à condition qu'une seule personne le tienne et que chaque ligne renvoie à une pièce.

Les justificatifs

Chaque dépense a sa pièce : ticket de caisse, facture, reçu. Service-Public indique que les documents financiers d'une association, comptes, livres comptables et pièces justificatives, se conservent au moins dix ans. Une photo du ticket prise le jour même évite l'encre qui s'efface. Dans Good is Campus, chaque projet a son budget et ses dépenses : le budget et les dépenses.