Le secrétaire d'une association : son rôle dans une Maison des Lycéens
Le secrétaire d'une association est le membre du bureau qui tient ses écrits : il rédige la convocation et le procès-verbal, tient la liste des adhérents et garde les documents officiels. La loi de 1901 ne définit pas ce rôle : il vient des statuts. Dans une Maison des Lycéens, c'est un élève élu, dont les écrits permettent au bureau suivant de retrouver ce qui a été décidé.
Par l'équipe Good is MerchMis à jour le 12 novembre 2026
Quel est le rôle du secrétaire d'une association ?
Le secrétaire d'une association s'occupe de ses écrits : il prépare et envoie les convocations, rédige le procès-verbal des assemblées et des réunions, tient la liste des adhérents et range les documents officiels. La loi de 1901 ne fixe pas ce rôle. Ce sont les statuts, ou le règlement intérieur, qui disent ce que le secrétaire fait exactement.
Service-Public le rappelle : la loi de 1901 ne dit rien des organes d'une association, et la composition du bureau vient des statuts. Il comprend généralement un président, un secrétaire et un trésorier, parfois des adjoints. Relisez l'article des statuts de la MDL sur le bureau : c'est lui qui répartit les tâches.
- Avant l'assemblée générale : la convocation et son ordre du jour, envoyés dans le délai des statuts.
- Le jour de l'assemblée : la feuille d'émargement, puis le procès-verbal, avec le résultat de chaque vote.
- Toute l'année : la liste des adhérents à jour, et quelques lignes de compte rendu après chaque réunion du bureau.
- Après une élection : le dossier de la déclaration des nouveaux dirigeants au greffe, à faire dans les trois mois.
Quelle différence entre le secrétaire, le président et le trésorier ?
Le secrétaire tient les écrits de l'association, le trésorier ses comptes, et le président l'anime et la représente le plus souvent. Ces trois postes forment le bureau habituel, d'après Service-Public. Les statuts peuvent prévoir une autre composition, ou autoriser un cumul, comme celui de secrétaire et de trésorier.
| Poste | Ce qu'il tient | Ce qu'il fait concrètement |
|---|---|---|
| Président | L'animation du bureau et, le plus souvent, la représentation de l'association | Réunit le bureau, répartit les projets, parle pour l'association auprès du lycée et de la banque |
| Secrétaire | Les écrits | Rédige la convocation et le procès-verbal, tient la liste des adhérents, range les documents officiels |
| Trésorier | Les comptes | Suit les recettes et les dépenses, garde les justificatifs, présente les comptes à l'assemblée générale |
Service-Public précise que le représentant légal est généralement le président, mais que les statuts peuvent en désigner un autre, et que ses actes engagent l'association auprès des banques et des administrations. Le rôle du président est détaillé dans la page du président de la MDL.
Qui rédige la convocation et le procès-verbal d'une association ?
Dans une association, la convocation et le procès-verbal sont en général rédigés par le secrétaire, qui fixe la date et l'ordre du jour avec le président. C'est un usage : les statuts fixent la forme de la convocation. Le modèle de procès-verbal du guide de dissolution d'Associations.gouv.fr est signé par le président et le secrétaire de séance.
Convoquer
Fixez la date avec le président, rédigez l'ordre du jour et envoyez la convocation dans le délai des statuts, en gardant la preuve de l'envoi.
Constater le jour J
Faites signer la feuille d'émargement à l'entrée, comptez les présents et les pouvoirs, et notez chaque décision et le résultat de chaque vote.
Rédiger et faire signer
Mettez le procès-verbal au propre dans les jours qui suivent, faites-le signer, puis classez-le avec la convocation et la feuille d'émargement.
Tenir les registres
Gardez à jour la liste des adhérents et le suivi des décisions du bureau. Un registre prévu par les statuts est en général tenu par le secrétaire, sauf si les statuts en chargent un autre membre.
Le jour de l'assemblée, le modèle de procès-verbal du guide de dissolution d'Associations.gouv.fr propose deux formules : le secrétaire de l'association est secrétaire de séance, ou l'assemblée désigne elle-même son bureau de séance. Les modèles à copier : la convocation, l'ordre du jour et le procès-verbal.
Le secrétaire de la MDL doit-il tenir un registre, et quels documents garder ?
Le secrétaire de la Maison des Lycéens garde les documents qui prouvent ce que l'association a décidé : statuts, récépissés, convocations, feuilles d'émargement, procès-verbaux. Service-Public indique de conserver au minimum cinq ans ceux des assemblées. Depuis le 11 mai 2017, le décret de 1901 n'impose plus de registre des changements de statuts et de dirigeants.
Avant 2017, l'article 6 du décret du 16 août 1901 demandait de transcrire les changements de statuts et d'administration sur un registre tenu au siège. Légifrance indique que cette version de l'article 6 a été abrogée par le décret n° 2017-908 du 6 mai 2017, à compter du 11 mai 2017 ; l'actuel article 6 porte sur les déclarations en ligne. Un registre s'impose si les statuts le prévoient : relisez-les. Les statuts et les récépissés se gardent sans limite de durée.
La liste des adhérents contient des données personnelles : Service-Public indique que celles d'un ancien membre ne se conservent pas au-delà du nécessaire. La liste complète de ce qui se remet au bureau suivant : le dossier de passation.
Un élève mineur peut-il être secrétaire de la MDL ?
Un élève de 16 ou 17 ans peut être secrétaire de la Maison des Lycéens : l'association informe ses parents par lettre recommandée, et ils peuvent s'y opposer. Avant 16 ans, la loi l'admet pour une association en général, avec leur accord écrit préalable ; pour la Maison des lycéens, Service-Public indique une direction par des lycéens d'au moins 16 ans.
Dans le doute, la MDL s'en tient à 16 ans ou relit ses statuts. Le détail : un mineur président d'association.
Comment se passe la passation du poste de secrétaire ?
La passation du poste de secrétaire consiste à remettre au successeur les documents de l'association et à lui montrer où tout se range. Service-Public précise qu'un dirigeant qui démissionne restitue à l'association l'ensemble des documents en sa possession, dont la liste des membres . Notre conseil : faire de même en fin de mandat.
- Les originaux : statuts, récépissé de déclaration, procès-verbaux avec leurs convocations et leurs feuilles d'émargement.
- La liste des adhérents à jour, que le nouveau secrétaire protège : les données d'un ancien membre ne se gardent pas au-delà du nécessaire, d'après Service-Public.
- Ce qui est en cours : la prochaine assemblée à convoquer et la déclaration des nouveaux dirigeants, à faire dans les trois mois.
Le déroulé du rendez-vous, poste par poste : la passation du bureau.
Questions fréquentes
Un secrétaire est-il obligatoire dans une association ?
Non, pas par la loi. Service-Public rappelle que la loi de 1901 ne dit rien sur les organes d'une association, qui est libre de définir ses instances : une petite association peut fonctionner uniquement avec une assemblée générale et un président. Si les statuts de la MDL prévoient un secrétaire, le poste se pourvoit à chaque élection.
Peut-on être secrétaire et trésorier à la fois ?
Oui, si les statuts l'autorisent : Service-Public donne justement l'exemple du secrétaire qui est aussi trésorier. Dans une Maison des Lycéens, garder trois personnes au bureau répartit le travail et prépare mieux la relève.
Existe-t-il un secrétaire adjoint ?
Oui, Service-Public cite le secrétaire adjoint comme un poste éventuel du bureau, à côté du secrétaire, et ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui définissent la composition du bureau. Dans une Maison des Lycéens, un adjoint peut apprendre le poste avant l'élection suivante.
Le secrétaire d'une association peut-il être payé ?
En principe, non : Service-Public indique que les dirigeants d'une association exercent leurs fonctions à titre bénévole. Ils peuvent toutefois être rémunérés lorsque les conditions prévues par la loi sont respectées, mais une rémunération peut avoir des conséquences sur le caractère désintéressé de la gestion de l'association.
Sources
- Instances dirigeantes d'une association, Service-Public (vérifié le 14 août 2026)
- Un mineur peut-il créer et gérer une association ou en devenir membre ?, Service-Public (vérifié le 7 août 2026)
- Quels sont les droits et obligations du lycéen ?, Service-Public (vérifié le 27 janvier 2026)
- Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?, Service-Public (vérifié le 12 mai 2026)
- Démission d'un membre d'une association, Service-Public (vérifié le 2 avril 2025)
- Changements dans l'administration d'une association, Service-Public (vérifié le 5 novembre 2024)
- Décret du 16 août 1901 pris pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901, Légifrance (ancien article 6, abrogé par le décret n° 2017-908, lu le 12 novembre 2026)
- Guide pratique pour la dissolution d'une association loi 1901, Associations.gouv.fr (modèle de procès-verbal, lu le 12 novembre 2026)
Good is Campus, l'application de la Maison des Lycéens
Dans Good is Campus, le président fait entrer les membres du bureau, crée des postes sur mesure et prépare la passation au fil de l'année ; le trésorier suit le budget de chaque projet.
L'application est gratuite : sur le web, sur iPhone et sur Android.
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