Budget d'un bal de promo : les dépenses, le prix de la place et un modèle à copier

Ces montants sont des ordres de grandeur tirés d'un modèle de Good is Campus, pour une soirée simple où la salle est prêtée et la musique assurée par un élève : le bal de Noël du lycée. Ils donnent le plancher. Pour un bal de promo dans une salle des fêtes ou un lieu de réception, seuls des devis répondent : demandez-en au moins deux par poste, sur la même base, avant de parler de prix aux élèves.

• La salle : location, ménage, caution à avancer, parfois le vestiaire.
• Le repas ou le buffet : un prix par personne, donc lié au nombre de billets ; boissons sans alcool, vaisselle, service. Selon Service-Public, une buvette tenue lors d'une manifestation organisée par l'association demande l'autorisation du maire, même sans alcool : renseignez-vous auprès de la mairie, ou du lycée si le bal a lieu dans l'établissement.
• Le son et la lumière : un prestataire, ou le matériel d'un élève et une liste de titres préparée.
• La décoration, qui s'emprunte et se fabrique en partie : la décoration du bal de promo.
• La communication et les souvenirs : affiches, bracelets, coin photo.
• Les droits de la Sacem : selon Service-Public, une association qui diffuse de la musique lors d'un événement public doit obtenir l'autorisation de la Sacem et payer des droits, même si la diffusion est gratuite pour le public. Vérifiez avec le lycée ou la salle si votre bal est concerné, et demandez le montant à la Sacem avant de chiffrer la ligne.
• L'assurance : toutes les associations ne sont pas obligées d'en souscrire une, mais une collectivité ou le gestionnaire d'une salle peut exiger une attestation. Vérifiez que le contrat de la MDL couvre le bal, et demandez à la salle ce qu'elle exige.
• La sécurité : Service-Public demande à l'association de prévoir un dispositif adapté aux participants, par exemple des agents de sécurité ou des secouristes. Le lycée, la mairie et la salle disent ce qui est attendu pour votre soirée.
• Les frais du service de paiement, si les places se vendent en ligne.
• Les imprévus : une marge, de l'ordre de 10 % du total à titre de repère.

Le calcul donne aussi le seuil à surveiller pendant la vente : le nombre de billets en dessous duquel le bal perd de l'argent. Fixez avec le chef d'établissement une date à laquelle on décide, si ce seuil n'est pas atteint, de réduire les dépenses ou de reporter. Dites enfin ce que la place comprend : repas, boissons, vestiaire.

La participation de la MDL se vote avec le budget de l'association : le budget prévisionnel de la MDL. Les autres pistes, des partenaires aux subventions, sont décrites dans financer les projets de la MDL.

Pour une subvention, Service-Public indique que toute association déclarée et immatriculée au répertoire Sirene peut en demander une, avec un budget prévisionnel détaillé, et que le compte rendu financier d'une subvention attribuée pour une action précise se transmet dans les six mois suivant la fin de l'exercice. Vérifiez donc que la MDL est déclarée avant de chiffrer une subvention.

Vendre les places à l'avance compte autant que leur prix : les billets encaissés tôt peuvent servir à payer les acomptes. Dans Good is Campus, la billetterie est à 0 % de commission et n'ajoute aucun frais au prix ; seuls les frais du service de paiement Stripe s'appliquent, à inscrire au budget. Le prix des billets arrive sur le compte de paiement de l'association, une fois ce compte activé : la billetterie de Good is Campus. Le trésorier de la MDL garde chaque devis, chaque facture et chaque ticket.